智能密集柜功用強大操作簡單，能夠完成無序寄存，有序管理。當檔案人員把檔案放錯時會有錯誤提示，另外智能密集柜能夠停止智能查找定位，查找材料也將變得十分容易。一個純熟的操作人員就能夠管理一整個智能密集柜。

智能檔案存取材料系統：智能密集柜的材料智能存取是樹立在條形碼錄入和查詢來完成的，只需在計算機管理界面輸入所需查詢的材料，系統會從數據庫中停止查詢，即可找到我們所需的材料。每列架體都會設置相應的液晶控制屏，能夠再控制屏完成架體的單列、多列挪動、中止、靠攏等架體挪動。在查詢材料的時分，在電腦終端經過字符停止查詢，每次寄存檔案都有很好的管理序號，有序的停止管理，再停止查找檔案材料的時分，也是能夠經過電腦操作馬上的停止找到，便當快捷。

智能檔案庫房所謂一體化，是指將本來相互獨立的個體經過某種方式停止分離，從而構成一個共同體的過程。檔案庫房一體化智能管理是指將檔案庫房運用互聯網手腕與電子文件構成一個共同體，從而停止檔案庫房的管理工作，這是一種智能的管理辦法，是現代科技開展的產物，也是檔案庫房必然的開展趨向。與傳統檔案庫房相比擬，傳統檔案庫房管理相對蠢笨，在運用時相當繁瑣與費事，其對檔案的維護效果也是極端不悲觀的。與其同時，檔案的數量也在日益增加，傳統檔案庫房曾經無法滿足人們對信息效率的請求，這就必定了傳統檔案庫房管理終將被取代。

檔案庫房一體化智能管理是一個以“互聯網 ”為根底，改善檔案庫房的管理，完成智能化管理，智能密集柜管理系統，從而省時省力。在日常工作中，運用傳統庫房檔案管理，為了堅持檔案的完好性，人們要及時做好檔案的整理與分類歸檔，智能密集柜，做好防火防水的措施等，以防檔案的喪失與破壞，而檔案庫房一體化智能管理則不存在此方面的顧忌，故檔案庫房一體化智能管理將常見于生活。